Advices

6 patarimai, padėsiantys darbe švaistyti mažiau laiko

By 2020-11-0917 lapkričio, 2020No Comments

Tikriausiai visi turime kolegą, kuris baisiai daug dirba ir nevengia apie tai pranešti aplinkiniams. Gali būti, kad jį iš tiesų užvirto darbų lavina. Taip pat gali būti, kad jis jau pusdienį nuobodžiai ir neprasmingai kopijuoja Excelio langelius, kai galėtų tiesiog pasirašyti formulę, kuri visą darbą atliktų už jį.

Tokių pavyzdžių, kaip švaistyti laiką, yra begalė, verčiau pakalbėkime apie efektyvesnio darbo metodus ir įrankius, galinčius kiek pritildyti kalbas apie darbo perteklių. Juos taikome ir dirbdami @Tandemum, kad užtikrintumėme optimalius procesus ir sutaupytume laiko tiek sau, tiek savo klientams.

Trumpesni susitikimai

Susitikimai yra turbūt dažniausiai aptariama laiko švaistymo plotmė, tačiau juose vis dar sudeginame marias laiko. Tyrimai nustatė, kad ilgi susitikimai skeptiškai vertinami ne be reikalo – po pirmojo pusvalandžio drastiškai krinta besiklausančių žmonių procentas, o po valandos sutelkto dėmesio beveik nebelieka.

Logika čia paprasta – kuo trumpiau, tuo produktyviau. Norint tai realizuoti, kiekvienam susitikimui verta priskirti jo lyderį, kuris (prieš tai pasiruošęs) susitelktų tik į tuos klausimus, kuriuos būtina aptarti gyvai, o visas papildomas kalbas paliktų kitoms erdvėms.

Norint geriau įsivertinti susitikimuose iššvaistomų valandų kiekį, reikėtų nepamiršti mytingo laiką visuomet padauginti iš dalyvaujančių žmonių kiekio. Penkiems žmonėms susirinkus į dviejų valandų susitikimą, jis trunka ne 2 darbo valandas, jis trunka 10.

Būtų puiku, jei prasidėjus sutikimui telefone įjungtumėte skrydžio režimą. Taip pat, mokslas siūlo užrašams naudoti seną gerą popierių, o ne kompiuterį, nes taip geriau sutelkiamas dėmesys. Beje, susitikimai, kuriuose stovite, o ne sėdite, trunka 30% trumpiau, tačiau pasiekia tuos pačius rezultatus. Na, o jei susitikimus darysite plank’o pozicijoje, bus išvis gerai.

Bendradarbiavimo įrankiai

Č. Babidžo sukurtas pirmasis „kompiuteris“ buvo vadinamas skaičiavimo mašina. Tegu jis ir skaičiuoja! Ant stalo turime milijonus procesų per sekundę atliekantį įrankį, išnaudokime jį kažkam daugiau nei tik teksto užrašymas ar laiško išsiuntimas. Projektų planavimas, laiko sekimas, dokumentų tvarkymas, bendravimas, failų perdavimas – visa tai galima optimizuoti suradus tinkamą įrankį.

Pavyzdžiui, dirbdami Tandemum bendravimui naudojame Microsoft Teams ir jo integracijas; darbų planavimui pasitelkiame Jira ir Asana, darbo laiką sekame su Toggl, tokius įrašus kaip šis rašome į Microsoft 365 (!); socialinių tinklų įrašus į ateitį planuojame su Buffer ir taip toliau. Produktyvumo įrankių, ko gero, yra šimtai, todėl belieka surasti tuos, kurie jums tinka geriausiai.

Mikro vadyba (micromanagement)

Jei jau ilgos atrankos metu iš krūvos kandidatų išsirinkote vieną darbuotoją, kuriam esate pasiryžę mokėti pinigus, labai gali būti, jog tikite juo ir jo įgūdžiais. Tokiu atveju, galbūt kasdieniniam „Facebook“ maketui patvirtinti nėra būtinas pro petį žiūrinčio generalinio direktoriaus parašas? Žinoma, hiperbolizuoju, tačiau tinkamai deleguodami darbus ir atsakomybę, galite visoms proceso grandims sutaupyti laiko ir tuo pačiu pagerinti organizacijos klimatą. Na, o direktoriaus nuomonė dizaino klausimais galbūt ir visai nėra svarbi.

Tylos valandos

Nors laisva ir dinamiška atmosfera biure dažname darbo skelbiame išskiriama kaip privalumas, tikrojo darbo joje atliekama mažiau. Technologijų gigantas „Intel“ jau daugiau nei prieš dešimtmetį pradėjo vykdyti pilotinius tyrimus, kurie parodė, kad „atsijungimas“ nuo komunikacijos su išoriniu pasauliu didina darbuotojų produktyvumą. Atsitraukimas nuo darbo ir vėl susitelkimas į jį gali trukti gerokai ilgiau nei mes įsivaizduojame.

Udemy atliktoje apklausoje aktyviausi išmušėjai iš darbo ritmo buvo plepūs kolegos (80%) ir triukšmas biure (70%). Dėl šios priežasties rekomenduojama sutarti darbingiausias ramybės valandas, kurių metu netrukdysite kolegų, nebendrausite telefonu ir nesusirašinėsite. Be to, labai tikėtina, kad tas klausimas, kurį taip norėjote užduoti šią minutę, po valandos jau nebebus aktualus.

Dokumentacija ir tvarka

Žinote situaciją, kai įmonės „Google Drive„ paskyroje mėtosi failai: „sutartis.doc“; „sutartis(1).doc“ ir „sutartele.pdf“? Kurią siuntėte kuriam klientui? Šito jau nežino niekas, teks kiekvieną jų atsidaryti ir patikrinti iš naujo.

Logiška struktūra, aiškūs pavadinimai, tvarkingi failų pavadinimai yra jūsų draugai. Jei struktūros kūrimas ir užtrunka ilgiau, sugaištas laikas sugrįžta su kaupu, kai ko nors iš tos failų kupetos prisireikia. Tokie patys principai galioja ir fizinėje aplinkoje – kuo mažiau chaoso aplink jūsų darbo stalą, tuo lengviau susitelkti į turimą užduotį ir rasti tinkamas priemones.

Efektyvumas – nuolat tobulėjantis procesas 

Puikiai suprantu, kad nesame robotai ir magiško šimtaprocentinio efektyvumo, kur niekad nešvaistomas laikas, nepasieksime. Vis tik, galime į darbą žiūrėti kaip į nuolat evoliucionuojantį ir tobulėjantį procesą.

Pašalinkime artimiausias pagundas, kur galime – pasitelkime įrankius, pradėkime automatizuoti monotoniškas užduotis. Ilgainiui taip vis dažniau surasime minutę atsipalaidavimui ir vis mažiau laiko teks skirti pasakojimams apie neįveikiamus darbo kalnus.

autorius

Vytautas Narbutas

Tandemum agentūros įkūrėjas ir vadovas. Sertifikuotas LiMA A marketingo specialistas bei el. komercijos konsultantas.

    Susisiekite su profesionalais

    Laurynas Norbontas

    PARDAVIMŲ VADOVAS

    Perskaičiau, suprantu ir sutinku su privatumo pranešimo turiniu ir sutinku leisti tvarkyti mano duomenis kaip šios programos dalį.

      Susisiekite su profesionalais

      Laurynas Norbontas

      PARDAVIMŲ VADOVAS




      Perskaičiau, suprantu ir sutinku su privatumo pranešimo turiniu ir sutinku leisti tvarkyti mano duomenis kaip šios programos dalį.